El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un documento contable formado por los siguientes documentos:
- Balance inicial detallado de la empresa,
- Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo,
- Inventario de cierre de ejercicio, y
- Un ejemplar de las cuentas anuales.
Se elaborarán el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo.
Las cuentas anuales, compuestas a su vez por un conjunto de documentos contables, estarán formadas por:
- el "Balance de situación",
- la "Cuenta de pérdidas y Ganancias"
- el "Estado de Cambios en el Patrimonio Neto" (ECPN)
- el "Estado de Flujos de Efectivo" y
- la "Memoria".
No será obligatorio realizar el Estado de Flujos de Efectivo:
- Si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad de PYMES o
- Si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad y reúne las características para presentar Balance o ECPN abreviado.
Además la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 253, impone la obligación de elaborar un “informe de gestión”, el cual no será obligatorio si la empresa reúne las características para presentar Balance o ECPN abreviado.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales debe ser llevado con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras, sin abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso ni conforme al orden mercantil. Los errores u omisiones en las anotaciones deben ser corregidos tan pronto sean advertidos. Las anotaciones contables deben realizarse en euros.
Se admite la elaboración en papel, el Registro Mercantil Provincial admite este formato para su diligenciado y legalización, pero actualmente se puede decir que prácticamente la totalidad de las obligaciones contables se confeccionan en formato electrónico con la ayuda de aplicaciones informáticas.
Los documentos incluidos en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales deben realizarse siguiendo las normas que, en última instancia, dictan los Planes Contables: Plan General de Contabilidad o Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas.
Descripción de los documentos que forman el libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
| Documento | Contenido |
|---|
| Balance de sumas y saldos | Muestra el saldo de las cuentas del libro mayor. |
| Libro de inventario | Relación detallada de los bienes y derechos de la sociedad. |
| Informe de gestión | Descripción de la situación de empresa y su evolución, así como información sobre los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta. |
| Cuentas anuales | Balance | Comprende con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa. A diferencia del balance de sumas y saldos, este es un balance de situación, con información estática de la empresa a final del ejercicio. |
| Cuenta de pérdidas y ganancias | Recoge el resultado de la empresa, formado por los ingresos y gastos del ejercicio. |
| Estado de cambios en el patrimonio neto | Recoge los cambios en el patrimonio neto, variaciones en las diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones. |
| Estado de flujos de efectivo | Informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios. |
| Memoria | Documento que completa y amplía la información contenida en otros documentos que integran las cuentas anuales. |